Le secrétaire de mairie est un maillon incontournable dans la gestion d’un territoire par une équipe municipale.

Descriptif de l’emploi :

Sous le pilotage des élus, la/le secrétaire de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l’équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Par sa polyvalence dans tous les domaines d’intervention (finances, urbanisme, état civil, ressources humaines…..) , Il exerce une fonction essentielle dans la gestion quotidienne de la vie communale. Il se positionne comme le maillon incontournable et essentiel par lequel « tout passe »

Il est donc, pour le Maire, un intermédiaire précieux car il se situe à la charnière des relations entre les élu.es et les administré.es. Le ou la secrétaire de mairie est par ailleurs le premier interlocuteur des administré.es lors des demandes d’informations et de renseignements

Missions :

Auprès du Maire et des élues

• Bâtir une relation de confiance dans le cadre d’une relation privilégiée avec le Maire
• Conseils dans les différents champs d’intervention complexes des collectivités (état civil, urbanisme, ressources humaines, finances, marchés publics, cimetières…) tant sur le plan technique qu’administratif et juridique,
• Préparation et suivi du budget et du compte administratif,
• Instruction des dossiers relatifs à la commande publique,
• Gestion des équipements municipaux (écoles, salles des fêtes…)
• Préparation des conseils municipaux (convocations, dossiers…) et rédaction des compte-rendu.
• Gestions des délibérations du conseil et des arrêtés du Maitre
• Assure l’interface entre les élus de l’intercommunalité et de ses services avec ceux de la commune
• Assurer les relations avec les partenaires de toute nature (CNFPT, Centre de Gestion départemental, Associations communales etc )
• Etre force de propositions

Auprès de la population

• Accueillir, renseigner la population
• Instruire les dossiers sur les domaines de :
• L’état civil, (naissances, mariages, décès)
• Les élections (listes électorales) ,
• L’urbanisme (permis de construire), en lien avec l’intercommunalité
• L’aide sociale,
• Le service scolaire etc. etc.

Auprès des services :

• Préparer, mettre en forme et suivre l’exécution du budget.
• Suivre les marchés publics et les subventions.
• Gérer la comptabilité : engagements de dépenses et titres de recettes.
• Gérer le personnel (gestion des temps, paie déroulement de carrière).
• Animer les équipes et organiser les services.
• Gérer le patrimoine communal et suivre les travaux sur le plan administratif.
• Gérer les services communaux existants (salle, garderie, cantine,…).

Profils demandés :

SAVOIRS :

• Connaître les domaines de compétences des communes et leurs organisations ;
• Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale
• Connaître les règles d’état civil (mariages, décès, naissances…)
• Connaitre les bases et les fondamentaux de l’urbanisme ;
• Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
• Disposer de connaissances juridiques de bases dans différents domaines (code électoral, CGCT…) pour anticiper et prévenir les risques juridiques
• Connaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs ;
• Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
• Utilisation des logiciels CERIG

SAVOIR FAIRE :

• Respecter les délais réglementaires ;
• Savoir gérer les urgences et les priorités ;
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
• Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
• Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d’état civil ;
• Élaborer et animer un dispositif d’accueil de la population ;
• Contrôler et évaluer les actions des services ;
• Piloter, suivre les activités des agents.

SAVOIR ETRE :

• Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension ;
• Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
• Disposer d’une capacité à animer des équipes dans une démarche managériale ;
• Bénéficier d’excellentes qualités relationnelles ; d’écoute et de pédagogie ;
• Etre organisé, rigoureux ;
• Savoir travailler en autonomie ;
• Être polyvalence et généraliste dans les nombreux champs d’intervention d’une collectivité,
• Être disponible ;
• Faire preuve de diplomatie ;
• Être discret face aux propos et dossiers confidentiels à gérer et à suivre ;(Protection d’éléments de vie privée lors de la déclaration d’un décès ou d’un mariage….)
• Faire preuve d’initiative et savoir prendre des décisions.

Autres suggestions

Le secrétaire de mairie peut être appelé à participer à des réunions en soirées : bureau municipaux, conseils municipaux, soirées des dépouillements électoraux, réunions publiques de concertation de présentation de projets…

Il peut également être appelé à participer aux cérémonie d’Etat civil notamment les mariages du samedi matin.

Les horaires journaliers peuvent connaitre parfois des amplitudes diversifiées (passage du mairie en mairie après sa journée de travail ….)

Recrutement :

Filière administrative catégorie A , B ou C

Cadre d’emploi : Attaché Territorial, Rédacteur Territorial, Adjoint Administratif Territorial

Conditions d’accès :

Concours externe et interne avec conditions de diplôme et / ou examen d’intégration en fonction du cadre d’emploie

Concours troisième voie.